Automatisierung einfach erklärt: Was ein Betrieb damit spart
Was Automatisierung im Büro bedeutet, welche Aufgaben sich eignen und wie Sie selbst ausrechnen, ob es sich für Ihren Betrieb lohnt.
Automatisierung klingt nach Fabrikhalle, ist im Büro aber etwas ganz Alltägliches: Programme erledigen wiederkehrende Aufgaben selbst, die heute jemand von Hand macht. Zum Beispiel Daten abtippen, E-Mails weiterleiten oder Termine bestätigen.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Kunde füllt auf Ihrer Website das Kontaktformular aus. Ohne Automatisierung liest jemand die E-Mail, tippt die Daten in die Kundenliste, schreibt eine Bestätigung und erinnert sich hoffentlich daran, nachzufassen. Mit Automatisierung passiert das in Sekunden: Der Kunde bekommt sofort eine Bestätigung, die Anfrage steht in Ihrer Kundenliste, und Ihr Team bekommt eine Nachricht aufs Handy.
Welche Aufgaben sich eignen
- Anfragen aus Formular, E-Mail oder Chat in die Kundenliste übertragen
- Eingangsrechnungen auslesen und an die Buchhaltung weitergeben
- Terminbestätigungen und Erinnerungen verschicken
- Bestellungen aus dem Shop an Lager und Versand melden
- Wöchentliche Berichte aus mehreren Programmen zusammenstellen
Die Faustregel: Je öfter eine Aufgabe gleich abläuft, desto besser eignet sie sich.
So rechnen Sie selbst nach
Nehmen Sie eine Aufgabe und überlegen Sie drei Dinge: Wie oft kommt sie pro Woche vor? Wie viele Minuten dauert sie jedes Mal? Und welcher Anteil davon ließe sich automatisch erledigen?
Ein Rechenbeispiel: 40 Anfragen pro Woche mit je 6 Minuten Bearbeitung sind 4 Stunden. Lassen sich davon drei Viertel automatisieren, werden jede Woche 3 Stunden frei, im Jahr also rund 150 Stunden. Mit unserem Ersparnis-Rechner können Sie das mit Ihren eigenen Zahlen durchspielen.
Was es dafür braucht
Meist keine neue Software. Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen, zum Beispiel mit dem Werkzeug n8n, das auf Wunsch auf einem Server in Deutschland läuft. Wichtig ist, mit einem einzigen, klaren Ablauf anzufangen, ihn zu testen und dann Schritt für Schritt auszubauen.
Und wenn etwas schiefgeht?
Gute Automatisierungen melden sich, wenn etwas nicht passt, statt still Fehler zu machen. Ungewöhnliche Fälle landen bei einem Menschen. So bleibt die Kontrolle bei Ihnen, und Ihr Team kümmert sich um das, wofür es wirklich gebraucht wird.